Aquí hay una lista de los mejores sistemas gratuitos de administración de documentos en la nube. A través de estos sistemas, puede cargar y administrar documentos, archivos y medios dentro de su almacenamiento en la nube. Además, ofrecen muchas funciones para administrar documentos como mover, eliminar, renombrar, ordenar, buscar, descargar y más. Estos sistemas también le permiten categorizar sus documentos en diferentes grupos creando carpetas. Sin embargo, la principal ventaja de estos sistemas es su seguridad y protección contra pérdida de datos. Para proteger los documentos, cada sistema ofrece protección con contraseña. Como se trata de sistemas basados en la nube, mantienen una copia de seguridad de todos los datos para reducir las posibilidades de pérdida de datos. La mayoría de estos sistemas también permiten que múltiples usuarios administren documentos.
En algunos de estos sistemas de administración de documentos basados en la nube, también puede crear y editar documentos. Para hacer eso, ofrecen documento en línea incorporadot servicios de edición como Google Docs, Microsoft Office, ONLYOFFICE, etc. En algunos sistemas, también puede integrar servicios de almacenamiento en línea (OneDrive, Google Drive, etc. .) para hacer un sistema centralizado de gestión de datos. Compartir documentos es otra parte importante de estos sistemas que le permiten compartir documentos con restricciones adicionales (solo ver, puede editar, agregar comentarios, etc.). Estos sistemas también ofrecen otras características útiles como seguimiento de revisión de documentos, estadísticas de acceso a documentos, historial de versiones, etc. Revise la lista para saber más sobre estos sistemas de administración de documentos basados en la nube.
Mis sistemas favoritos de gestión de documentos en la nube:
Zoho Docs es mi sistema favorito porque ofrece la mayor cantidad de funciones de administración de documentos. Además, ofrece su propio chat en línea y servicios de edición de documentos que puede usar de forma gratuita.
Google Drive es otro buen sistema de gestión de documentos en la nube que puede probar. También ofrece un buen conjunto de administración de documentos, uso compartido y funciones de edición de documentos.
Documentos de Zoho
Zoho Docs es un sistema gratuito de gestión de documentos en la nube. Es principalmente un sistema de gestión de archivos en línea que permite a un equipo de múltiples usuarios organizar y mantener de forma segura sus documentos en una ubicación centralizada. Con este servicio, los usuarios también pueden adjuntar sus cuentas de Google Drive para cargar directamente los documentos necesarios desde Google Drive a Zoho Docs. Este sistema admite todo tipo de archivos y documentos y ofrece un buen conjunto de funciones de gestión de documentos. Echemos un vistazo a las principales características de este sistema.
Características principales:
- Funciones de administración de documentos: para administrar archivos y documentos, puede cree carpetas, agregue archivos importantes a las secciones favoritas, ordene documentos según la fecha/hora, busque documentos, mueva documentos de una carpeta a otra, descargue documentos y elimine documentos.
- Crear: es otra característica importante que le permite crear documentos de Word, Hoja de cálculo y Presentación desde cero.
- Editar: también puede editar documentos cargados de Word, hojas de cálculo y presentaciones utilizando los servicios en línea de Zoho Writer, Zoho Sheet y Zoho Presentation. .
- Registrar entrada/salir: esta característica le permite a un usuario bloquear un documento para evitar que otros usuarios lo editen.
- Configuración de compartir: permite al administrador especificar quién puede ver y editar un documento.
Características adicionales:
- Revisiones: al usarlo, puede ver cuántas veces se modifica un documento específico.
- Estadísticas de acceso: es otra buena característica que muestra el nombre y la hora de todos los usuarios que han accedido a un documento.
- Zoho Cliq: es una función de chat que puede habilitar en Zoho Docs para chatear con los miembros de su equipo.
Limitaciones:
- En esta versión gratuita de Zoho Docs, solo puede crear equipos de hasta 5 usuarios, cada usuario puede cargar datos de hasta 5 GB, un solo documento no puede tener más de 1 GB y un documento cargado solo se puede modificar hasta 25 veces.
Pensamientos finales:
Es un muy buen sistema de gestión de documentos basado en la nube que ofrece todas las funciones esenciales de gestión de documentos.
Google Drive
Google Drive es otro sistema gratuito de gestión de documentos en la nube. A través de este sistema, puede fácilmente cargar documentos, descargar documentos y compartir sus documentos con otros usuarios. Además, las funciones básicas de gestión de documentos como Carpetas, Destacados (para marcar documentos importantes), Ordenar, Buscar, etc., también están presentes en él. Además de la gestión de documentos, también puede editar sus documentos con la ayuda de los servicios de Google Docs añadidos. Ahora, echa un vistazo a las características principales de este sistema de gestión de documentos basado en la nube.
Características principales:
- Nuevo: al usarlo, puede cargar varias carpetas y archivos de varios formatos en Google Drive.Además de eso, te permite crear nuevos documentos desde cero con la ayuda de los servicios gratuitos de Google como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google, Dibujos de Google y más.
- Mi unidad: en ella puedes ver todos los documentos y carpetas cargados y creados. Desde esta sección, también puede buscar documentos, descargar documentos, eliminar documentos, obtener una vista previa de documentos y editar documentos.
- Compartir: es otra función importante que puede usar para compartir documentos con otros usuarios con permisos adicionales, a saber, puede editar, puede ver y puede comentar .
- Actividad: al usarlo, puede realizar un seguimiento de todas las actividades realizadas por usted en los documentos guardados junto con la actividad de otros usuarios en un documento compartido.
- Servicios gratuitos añadidos: la principal ventaja de este sistema de gestión de archivos en línea son los servicios añadidos de Google como Google Docs, Goole Sheets, etc., ya que le brindan un entorno de edición de documentos con todas las funciones.
Limitación:
- En la versión gratuita o personal de Google Drive, solo obtienes almacenamiento en la nube de 15 GB. Para aumentar el tamaño de almacenamiento en la nube, debe comprar la versión Business de este servicio.
Pensamientos finales:
Es otro buen sistema de gestión de documentos en la nube que ofrece un buen conjunto de funciones de edición y gestión de documentos.
OneDrive
Características principales:
- Mis Archivos: Es la función principal de administración de documentos de este sistema a través de la cual puede cargar documentos, descargar documentos, categorizar documentos creando carpetas, ordenar documentos (según cambiar el nombre, el tamaño y la hora de modificación), eliminar documentos, y cambiar el nombre de los documentos.
- Fotos: esta sección está especialmente diseñada para ver y administrar imágenes almacenadas y álbumes de fotos.
- Abrir: Úselo para crear un nuevo documento (Word, hoja de cálculo, presentaciónencuestas de iones, texto y formularios) y editar documentos existentes a través de los servicios herramientas en línea de Microsoft Office.
- Bóveda personal: esta característica agrega una capa adicional de seguridad sobre los documentos. Para acceder a cualquier almacenamiento de documentos en la bóveda personal, debe realizar el proceso de autenticación de dos pasos que incluye autenticación de cuenta y OTP en su número personal.
- Compartir: te permite compartir tus documentos con permisos adicionales (puede editar y no puede editar).
Características adicionales:
- Historial de versiones: le ayuda a realizar un seguimiento de cuántas veces se ha editado un documento junto con la hora y la fecha de edición.
- Insertar: es otra característica útil que le permite generar un código HTML para un documento seleccionado para que pueda incrustarlo rápidamente en una página web.
Limitaciones:
- Esto es gratisLa versión de OneDrive solo le permite almacenar y administrar datos en la nube de hasta 5 GB.
Pensamientos finales:
Es un sistema de administración de documentos en la nube fácil de usar y de diseño limpio que ofrece funciones esenciales de administración de documentos con seguridad mejorada.
SOLO OFICINA
ONLYOFFICE es una suite ofimática online gratuita que también se puede utilizar como sistema de gestión de documentos en la nube. Por defecto, no viene con muchas funciones de gestión de documentos.características, pero su capacidad para integrar múltiples servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, Box, DropBox, etc.) proporciona un espacio de gestión de documentos integrado. Ahora, echa un vistazo a las principales características de este sistema de gestión basado en la nube.
Características principales:
- Mi documento: en él, puede ver todos los documentos, carpetas y archivos almacenados en este sistema y otros sistemas de almacenamiento en la nube añadidos. Además, también ofrece funciones de gestión de documentos como ordenar documentos, mover documentos, renombrar documentos, descargar documentos, eliminar documentos, buscar documentos, etc.
- Crear: use esta función para crear una nueva palabra, hoja de cálculo y documento de presentación desde cero. Para crear y editar documentos, este sistema utiliza sus módulos de Office incorporados, a saber, Documento, Hoja de cálculo y Presentación.
- Compartir: a través de esta función, puede compartir documentos con otros usuariosrs sin restricciones o con ciertas restricciones, a saber, Acceso completo, Solo lectura, Revisar, Comentar, Llenar formularios y Denegar acceso.
- Descargar como: es una característica útil que le permite descargar un documento en otros formatos similares, como el documento de hoja de cálculo se puede descargar en formatos CSV, ODS y PDF, El documento de Word se puede descargar en formatos ODT, TXT, RTF, etc.,
Limitación:
- Este sistema de administración de documentos en línea solo es gratuito para uso personal.
Pensamientos finales:
Es otro sistema de administración de documentos fácil de usar en la nube a través del cual puede administrar y editar documentos de varios formatos.
SimpleDocs
SimpleDocs es otro sistema gratuito de gestión de documentos en la nube. Como su nombre lo indica, es un sencillo sistema de administración de documentos en línea en el que puede cargar documentos, descargar documentos y organizar documentos. Para manejar una gran cantidad de documentos, también puede agregarle usuarios adicionales. Además, este sistema te permite agregar tantos usuarios como quieras. Ahora, echa un vistazo a las características principales de este sistema de gestión de documentos basado en la nube.
Características principales:
- Agregar nuevos documentos: al usarlo, puede cargar nuevos documentos en este sistema. También es compatible con la función de arrastrar y soltar para cargar documentos.
- Documentos: en él, puede ver todas las carpetas, documentos, archivos, etc. almacenados. También ofrece algunas funciones para administrar documentos, a saber, Carpetas (para dividir documentos en diferentes categorías), Ordenar (para ordenar documentos por hora, usuario, nombre de carpeta o nombre de documento) y Buscar (para encontrar rápidamente documentos por sus nombres).
- Usuarios: con esta función, puede agregar nuevos usuarios, crear grupos de usuarios y administrar usuarios existentes.
- Seguro: este sistema está protegido con contraseña para mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema. Además, distribuye los datos a través de su red segura de servidores para proteger la pérdida de datos.
Limitación:
- En él solo se pueden almacenar archivos y documentos de hasta 10 GB.
Pensamientos finales:
Es un sistema de administración de documentos en la nube simple y básico a través del cual puede almacenar y administrar documentos de forma segura.
Misma página
Samepage es un servicio gratuito de colaboración en línea que también se puede utilizar como un sistema de gestión de documentos en la nube. Como es principalmente un servicio de colaboración, también puede crear equipos en él, chatear con los miembros del equipo, colaborar con los miembros a través de llamadas de voz/video y compartir documentos entre sí. Para administrar documentos, ofrece secciones Documentos y Archivos que ofrecen muchas funciones útiles de administración y vista previa. Ahora, echa un vistazo a las principales características de este sistema.
Características principales:
- Documentos: esta sección está presente para todos los equipos, a través de la cual los miembros de un equipo pueden ver documentos compartidos con su equipo, eliminar documentos, renombrar documentos, hacer documentos duplicados, buscar documentos , y ordenar documentos (por nnombre o fecha).
- Archivos: es la sección principal de este sistema a través de la cual los miembros del equipo pueden cargar documentos, crear carpetas para categorizar documentos, descargar documentos, obtener una vista previa de documentos, eliminar documentos, cargar una nueva versión de un documento, etc.
Características adicionales:
- Este sistema ofrece muchas funciones de colaboración adicionales como Tareas, Calendario (para programar tareas, reuniones, etc.), Llamadas de voz, Videollamadas, Chats y más .
Limitaciones:
- En esta versión gratuita de este sistema, solo puede almacenar y administrar datos de hasta 2 GB.
- Algunas funciones también están bloqueadas en este sistema gratuito de administración de documentos basado en la nube, como ver versiones de archivos, seguimiento de cambios, derechos de acceso a carpetas y más.
Pensamientos finales:
Es otro sistema de administración de documentos en la nube capaz que ofrece todas las funciones esenciales para administrar documentos.documentos y archivos.