Aquí hay una lista de las mejores herramientas gratuitas de colaboración de documentos en línea. Con estas herramientas en línea, puede trabajar en colaboración con varios usuarios sobre documentos. Además, muchas de estas herramientas también brindan un entorno colaborativo con funciones avanzadas como chat, llamadas grupales, videollamadas, etc.
Para colaborar con otros usuarios, solo necesita compartir su documento con los usuarios previstos. En la mayoría de las herramientas, recibe una invitación interna o una opción de enlace para compartir externo para compartir un documento. Usando la invitación interna, puede compartir documentos con usuarios de la misma herramienta o servicio. El enlace externo se puede compartir con cualquier usuario para trabajar en colaboración. Al momento de enviar una invitación, estas herramientas te permiten configurar varios permisos según los cuales otros usuarios pueden interactuar con el documento compartido. Antes de compartir un documento, los propietarios del documento pueden establecer permisos como Acceso completo, Acceso limitado, Solo lectura, etc.
yoEn la mayoría de los programas, también puede cargar documentos de DOC, DOCX, TXT, RTF y otros formatos que también puede editar. Para editar el documento, puede encontrar todas las funciones de edición esenciales como Insertar, Diseño, Ver, Editar, etc., en estas herramientas. Además, muchas funciones adicionales para revisar la ortografía, realizar un seguimiento de las modificaciones, proporcionar soporte adicional, etc., también están presentes en algunas herramientas en línea. En general, todas estas herramientas son herramientas de colaboración de documentos muy capaces que puede usar para trabajar en colaboración en documentos con sus colegas. Revise la lista para encontrar su herramienta de colaboración de documentos favorita.
Mi herramienta de colaboración de documentos en línea favorita:
Documentos de Google es mi herramienta favorita porque proporciona un entorno mucho más flexible para trabajar en colaboración en documentos. Además, ofrece un gran conjunto de funciones adicionales como escritura por voz, diccionario, traductor, etc.
Documentos de Google
Documentos de Google es una herramienta de colaboración de documentos en línea gratuita y popular. Es principalmente una herramienta de visualización y edición de documentos en línea, a través de la cual puede escribir contenido, editar contenido y compartir contenido con otros. La parte para compartir de esta herramienta le permite trabajar en colaboración con otros usuarios, ya que esta herramienta le permite compartir documentos editables con otros usuarios. Además, el intercambio convencional de documentos a través del correo electrónico también está presente en él. En esta herramienta, también puede importar documentos de formatos como RTF, DOC, DOCX, TXT, etc., y editarlos con facilidad. Para el trabajo colaborativo, esta herramienta ofrece cuatro funciones principales: Compartir, Chat, Historial de comentarios y Panel de actividades.
Al igual que Google Docs, también puede usar las herramientas Google Sheets, Google Forms y Google Slide queTambién tiene el mismo conjunto de herramientas y funciones de colaboración que Documentos de Google.
Características importantes de esta herramienta de colaboración de documentos en línea:
- Compartir: al usarlo, puede compartir un documento con varios usuarios con diferentes permisos de acceso, a saber, puede editar (para ver, editar y comentar un documento compartido) , puede comentar (para ver y agregar comentarios en el documento) y puede ver (para ver solo el documento). El propietario del documento también puede evitar que otros usuarios con permisos de edición agreguen nuevas personas. Además, también puede impedir que los usuarios con comentar y ver solo permisos descarguen, copien o impriman el documento compartido. En la opción Avanzada de esta función, también obtiene una función compartir enlace que le permite compartir el enlace del documento con otras personas con algunos permisos adicionales. Los permisos para compartir enlaces que obtiene son Cualquiera de la web (hace que su documento sea completamente público), Cualquiera con el enlace (cualquiera con el enlace del documento puede acceder al documento), Organización (cualquier persona dentro de su organización puede encontrar y acceder a su documento), Cualquiera en la organización con el enlace (los usuarios de su organización que tienen el enlace pueden acceder a él) y Personas específicas (solo los usuarios elegidos por el propietario de la página pueden acceder al documento).
- Chat: esta opción le permite chatear con otros usuarios que están trabajando en el mismo documento.
- Historial de comentarios: al usarlo, puede ver las notificaciones y los comentarios agregados por otros usuarios en el documento compartido.
- Panel de actividad: al usarlo, puede ver todos los usuarios con los que ha compartido un documento en particular y también rastrear cuántas veces otros usuarios visitaron el documento compartido.
Características adicionales:
- Escritura por voz: es una característica avanzada que le permite escribir contenido en un documento usando su voz.
- Diccionario: Le permite encontrar rápidamente una definición de cualquier palabra presente en su documento.
- Traducir documento: es una función útil a través de la cual puede traducir un documento de un idioma a otro idioma.
- Editor de secuencias de comandos: le permite agregar funciones personalizadas a su cuenta de Google Docs escribiendo y ejecutando la secuencia de comandos en el Editor de secuencias de comandos.
- Soporte de complementos: hay miles de complementos disponibles para Google Docs que puede agregar para mejorar aún más su funcionalidad.
- Insertar: Es un menú que le permite agregar enlaces, imágenes, tablas, dibujos, gráficos, etc., a un documento.
- Formato: es otro menú a través del cual puede alinear texto, ajustar encabezados y pies de página, cambiar la fuente del texto, etc.
- Publicar en la web: esta opción le permite publicar directamente sus documentos en la web para que cualquiera pueda buscarlos y acceder a ellos.
Pensamientos finales:
Es una herramienta de colaboración de documentos en línea rica en funciones que ofrece casi todas las funciones esenciales que necesita para trabajar en un entorno colaborativo.
Nota: Para usar esta herramienta en línea, necesita una cuenta de Google. Si no tiene ninguno, cree uno y comience a usar esta herramienta.
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Palabra en línea
Word Online es otra herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea. Es una pequeña parte de Microsoft OneDrive en la que puede encontrar muchas otras herramientas útiles en línea como Excel, Powerpoint, OneNote, Sway y más.
Con esta herramienta, puede crear, editar y compartir documentos fácilmente con muchos usuarios. Además, también facilita compartir documentos editables con otros usuarios para trabajar en colaboración. Lo bueno de su función de colaboración es que todos los cambios realizados por otros usuarios se pueden ver en tiempo real. Además, también me gusta la continuación de las mismas funciones y herramientas de colaboración en otros servicios de OneDrive, a saber, Excel, PowerPoint y OneNote. Las principales herramientas de colaboración que obtiene son Compartir, Comentarios y Chat.
Características de colaboración de documentos de Word Online:
- Compartir: es la función de colaboración principal de esta herramienta a través de la cual puede compartir documentos tanto editables como de solo lectura con otros usuarios de Microsoft One Drive. Sin embargo, también está disponible la opción de compartir el documento con usuarios que no tienen una cuenta de Microsoft. Para agregar un documento en una página web o blog, puede usar la opción Obtener un enlace que también le da la opción de compartir editable o solo ver documento.
- Comentarios: te permite a ti y a otros usuarios de un documento compartido agregar comentarios en él que todos los usuarios pueden ver desde su sección de comentarios.
- Chat: con su función de chat incorporada, puede chatear fácilmente con todos los demás usuarios de un documento. Además, las opciones de llamada grupal avanzada y videollamada también están disponibles en esta función de chat.
Características adicionales:
- Insertar: usándolo, puede insertar tablas, imágenes, enlaces, comentarios,etc., a un documento.
- Ver: al usarlo, puede ver un documento en Vista inmersiva (para ver un documento en modo de pantalla completa con texto ampliado) o Vista de lectura (elimina las distracciones de la interfaz y proporciona un mejor entorno de lectura).
- Diseño: al usarlo, puede ajustar el margen, la orientación, el tamaño, la sangría y otros parámetros de un documento.
- Revisar: es un menú que proporciona algunas funciones útiles como Corrector ortográfico y gramático, Contador de palabras, Traductor, etc.
Pensamientos finales:
Es otra herramienta de colaboración de documentos en línea realmente excelente para trabajar en colaboración con múltiples usuarios sin muchas complicaciones.
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Escritor de Zoho
Zoho Writer es otra herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea. Esta herramienta es parte de las aplicaciones de Zoho en las que obtiene herramientas más útiles como Zoho Docs, Zoho Sheet, Zoho Email, etc. Con Zoho Writer, puede crear fácilmente un nuevo documento y editar documentos existentes. . En él, también puede importar documentos almacenados localmente de DOCX, DOC, RTF, TXT y más formatos. Para trabajar en colaboración con otros usuarios, primero debe compartir un documento con otros usuarios con algunas restricciones opcionales. Otros usuarios pueden fácilmente editar documentos, ver documentos yañadir comentarios a los documentos. En esta herramienta, obtiene dos funciones principales para el trabajo colaborativo: Compartir y Comentar.
Echemos un vistazo a las dos funciones de colaboración de esto en línea:
- Compartir: esta función le permite compartir un documento con varios usuarios con permisos adicionales, a saber, Solo lectura, Leer/Comentar, Leer/Escribir, Copropietario, y Leer/Rellenar. Además de los usuarios de Zoho, también puede compartir un documento con usuarios que no sean de Zoho con Público en la web (cualquiera que tenga el enlace puede acceder a él) y Público en la web con protección de contraseña visibilidad (cualquier persona con el enlace y la contraseña puede acceder al documento). Esta función básicamente le permite definir el entorno de colaboración en el que desea trabajar.
- Comentario: usándolo, usted y otros usuarios pueden agregar comentarios sobre un documento en el que todos están trabajando en colaboración. por favornosotros, cada usuario puede ver los comentarios de todos los demás usuarios.
Características adicionales:
- Seguimiento de cambios: al usarlo, puede realizar un seguimiento de todos los cambios realizados por los usuarios en el documento compartido.
- Conmutación de colaboración: permite al propietario de un documento habilitar/deshabilitar la colaboración con otros usuarios.
- Corrección ortográfica: es una herramienta útil a través de la cual puede encontrar todas las palabras mal escritas presentes en un documento.
- Insertar: es un menú que contiene varias funciones a través de las cuales puede insertar tablas, imágenes y formas en un documento.
- Ver: en él, obtienes algunas herramientas útiles como modo de lectura, escritura de enfoque, líneas de cuadrícula inteligentes y algunas funciones más.
Limitaciones:
En esta versión gratuita de Zoho Writer, puede trabajar con un equipo de hasta 25 usuarios solamente. Además, por cada usuario, obtienes un límite de datos de 5 GB.
Reflexiones finales:
Es una muy buena herramienta de colaboración de documentos en línea que también ofrece la mayoría de las herramientas de colaboración esenciales. Sin embargo, si tuviera la función de chat grupal, sería una opción más efectiva.
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Concordia
Concord es otra herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea de esta lista. Es otra herramienta de colaboración útil que permite que varios usuarios trabajen en un documento a la vez.mi. Además, también proporciona privilegios adicionales para el propietario del documento mediante los cuales un propietario del documento puede hacer que cualquier documento compartido sea editable o no editable. También proporciona una colaboración en tiempo real que permite a todos los usuarios realizar y ver cambios en tiempo real.
Para realizar una colaboración, un usuario debe compartir uno de sus documentos con otros usuarios con permisos adicionales. Según los permisos, los usuarios pueden interactuar con un documento y trabajar en colaboración. Compartir y Discutir son dos características importantes de esta herramienta de colaboración de documentos en línea.
Características de colaboración de documentos de Concord:
- Compartir: al usarlo, puede compartir un documento con otros usuarios y especificar los permisos del documento, a saber, Edición completa (ver y editar el documento compartido) y No – Derechos de edición (los usuarios solo pueden ver el documento compartido). También le permite compartir el documento usando un enlace para compartir. el sharaLa opción de enlace ble le permite compartir su documento incluso con usuarios que no sean de Concord. Sin embargo, los usuarios que obtienen este enlace para compartir deben ingresar su dirección de correo electrónico para recibir la invitación por correo electrónico. El enlace para compartir también puede ser editable o no editable por el propietario del documento.
- Discusión: es básicamente una función de chat interno a través de la cual todos los usuarios asociados con un documento compartido pueden chatear entre sí.
Características adicionales:
- Editar rastros: usándolo, el propietario del documento puede ver todas las pequeñas actividades realizadas por otros usuarios en el documento.
- Informes de actividad: es similar a editar rutas, pero en lugar de mostrar cada pequeño cambio realizado por los usuarios, solo muestra el momento en que un usuario en particular realizó algunos cambios.
- Firma de documentos: se utiliza para firmar el documento cuando se termina el trabajo en un documento en particular. Un documento es firmado por cada usuario que tieneel permiso de edición. Una vez que todos los usuarios firman un documento, nadie puede editarlo.
Limitaciones:
- En esta versión gratuita de Concord, solo tres usuarios pueden trabajar en colaboración en un documento.
- Muchas funciones de esta herramienta, como Analytics, Workflows, etc., también están bloqueadas.
Pensamientos finales:
Es una de las herramientas más sencillas para trabajar en colaboración en documentos con otros usuarios. Sin embargo, también enfrentará algunas limitaciones importantes en esta herramienta en línea como se mencionó anteriormente.
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SOLO OFICINA
ONLYOFFICE es otra herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea. Esta herramienta en línea consta de herramientas de documento, hoja de cálculo y presentación. Con esta herramienta en línea, puede trabajar en colaboración en documentos DOC, DOCX, CSV, TXT, etc., con facilidad. En él, puede crear un nuevo documento o editar un documento existente. Para trabajar en colaboración, primero debe compartir un documento con varios usuarios con permisos de acceso total. Además de trabajar en colaboración en un documento, también puede chatear con otros usuarios y agregar comentarios a los documentos compartidos.
Cómo trabajar en colaboración en un documento usando ONLYOFFICE:
- Cargue un documento o cree uno nuevo usando cargar o crear nueva opción, respectivamente.
- Después de eso, vea la pestaña Colaboración > Modo de coedición para seleccionar Rápido (realizar edición en tiempo real) o Estricto opción (presione el botón Guardar para reflejar los cambios en el documento compartido).
- Ahora, vaya a Opción para compartir y seleccione Permiso de acceso completo entre varios disponibles, a saber, Solo lectura, Revisar, Completar formulario, Comentar, y Denegar acceso.
- Después de eso, copie el enlace para compartir y compártalo con uno o más usuarios a través de correo electrónico, mensaje o cualquier otro servicio para compartir.
- Al usar el enlace compartido, todos los usuarios pueden trabajar en colaboración en el mismo documento.
Características adicionales:
- Chat: usándolo, puede chatear a través de mensajes de texto con otros usuarios en tiempo real.
- Comentarios: te permite a ti y a otros usuarios agregar comentarios y sugerencias en el documento.
- Seguimiento de cambios: te permite realizar un seguimiento de los cambios realizados por otros usuarios.
- Funciones de edición de documentos: en esta herramienta, también obtiene todas las funciones estándar de edición de documentos como Insertar, Diseño, Referencias, Márgenes, Orientación, etc.
Pensamientos finales:
Es otra herramienta de colaboración de documentos en línea con la que puede trabajar en colaboración con cualquier número de usuarios.
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Misma página
Samepage es la próxima herramienta gratuita de colaboración de documentos en línea. Esta herramienta también tiene un cliente de escritorio que puede instalar en su sistema y usar. Con la ayuda de esta herramienta, puede cree, edite y comparta páginas con otros usuarios para la edición colaborativa. Además, también le permite cargar y compartir documentos en formatos como DOC, TXT, RTF, PDF, etc., con otros usuarios.
Sin embargo, no podrá editar el documento externo en esta herramienta, lo cual es uno de sus inconvenientes.
Para proporcionar un entorno de trabajo colaborativo, esta herramienta ofrece varias funciones, a saber, Compartir, Chatear, Llamada de audio en equipo y Llamada de video en equipo.
Características principales de esta herramienta de colaboración de documentos en línea: Misma página
- Compartir: Usándolo, puede compartir una página con otros usuarios de Samepage, para que ellos también puedan editarla. Además, los documentos y archivos guardados también se pueden compartir usándolo.
- Chat: Te permitepara chatear con otros miembros del grupo.
- Llamada de audio del equipo: te permite hablar con los miembros de tu grupo.
- Videollamada de equipo: puede usarlo para hablar con otros miembros a través de una videollamada.
Limitaciones:
- En esta versión gratuita, puede crear un equipo de hasta 10 miembros.
- Solo creas un máximo de 10 páginas.
- Esta herramienta solo proporciona 1 GB de almacenamiento.
- En él, solo puedes almacenar hasta 100 archivos.
Pensamientos finales:
Es una buena herramienta de colaboración de documentos para trabajar, pero también tiene algunas limitaciones importantes en su versión gratuita. Si lo desea, puede actualizarlo comprando los servicios.