Esta es la lista de los mejores programas gratuitos de administración de documentos para Windows. Estos programas son realmente buenos para almacenar y administrar documentos electrónicos. Junto con la gestión de documentos, este software también le permite compartir documentos fácilmente. No solo eso, también puede establecer permisos para compartir (solo lectura, lectura y edición, etc.) para diferentes usuarios. La función de seguridad con seguridad de contraseña también está disponible para la gestión segura de documentos. Se pueden crear carpetas y colecciones fácilmente manejables para categorizar documentos. Algunos de estos programas también brindan opciones de clasificación avanzadas para ordenar documentos según la fecha, hora, usuario, reciente, antiguo, etc. Además de almacenar y administrar, también puede obtener una vista previa y editar documentos con algunos de estos programas.
Algunos de los formatos de documentos comúnmente admitidos son: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, CSV, XML, PPT y más.
De los seis software de administración de documentos mencionados aquí, 4 son aplicaciones web basadas en PHP que requierene software de base de datos como: Página de inicio Descargar página
Al aire libre
Alfresco es otro software de gestión de documentos gratuito y rico en funciones para Windows. En este software, puede almacenar y administrar fácilmente una gran cantidad de documentos. Aquí, obtiene una instalación de almacenamiento centralizado con protección de contraseña para la seguridad. Este software le permite crear usuarios y puede compartir documentos con ellos con bastante facilidad. También puede establecer diferentes permisos para que los usuarios solo vean o editen documentos. Otra buena característica que proporciona Alfresco es el etiquetado de documentos. Tu puedesn etiquetar los documentos como «Estoy editando» o «otros están editando«, para que los usuarios autorizados puedan ver el estado de un documento.
Todas las características importantes de este software DMS están disponibles en varias pestañas. Veamos estas pestañas y las funciones disponibles en ellas:
- Inicio: aquí puede ver la actividad reciente, los documentos agregados recientemente y varias tareas realizadas por los usuarios.
- Mis archivos: desde aquí, puede crear, eliminar, modificar y cargar varios documentos. Además, también puede dividir documentos por categorías agregándolos en diferentes carpetas.
- Archivos compartidos: esta pestaña se utiliza para compartir documentos con usuarios autorizados. Aquí puede cargar documentos directamente a la carpeta compartida.
- Sitios: Te permite crear sitios web. Para cada sitio web, puede administrar documentos relacionados.
- Tareas: desde aquí, puede ver la tarea activa, la tarea completada, la tarea pendiente, etc. Tambiénte permite asignarte una nueva tarea a ti mismo o a un usuario.
- Repositorio: Contiene todos los documentos y carpetas. Puede ordenar y buscar fácilmente cualquier documento aquí.
- Herramientas de administración: En esta sección se pueden gestionar contraseñas, seguridad, permisos, etc.
A pesar de ser gratuito, ofrece todas las funciones esenciales de gestión de documentos sin ninguna limitación de almacenamiento.
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DOC lógico
LogicalDOC es otro software de gestión de documentos gratuito y de código abierto para Windows. Se puede utilizar para centralizar documentos en un lugar. Crea un único punto de acceso para garantizar la seguridad de los datos. Como resultado, solo los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos. Usar este software también es bastante fácil, lo que lo hace adecuado tanto para organizaciones como para individuos.
En este software DMS, puede cargar documentos de varios formatos. También puede editar y obtener una vista previa de los documentos aquí. Aquí puede crear carpetas para almacenar y diferenciar documentos según su elección. Documento importanteTambién se pueden marcar los archivos para su uso posterior.
Puede agregar varios usuarios para acceder a los documentos en este DMS gratuito. Cada usuario puede compartir y editar documentos fácilmente. Las funciones de restricción de documentos están disponibles aquí para permitir o denegar permisos para ver o editar documentos.
Para buscar documentos específicos, puede buscarlos según su ID, fecha, nombre de carpeta, departamento, etc. Esto ayuda especialmente cuando no sabe el nombre exacto del documento. La barra de búsqueda normal también está disponible para buscar documentos directamente usando el nombre del archivo.
Para evitar la pérdida de datos, realiza copias de seguridad automáticas de los datos agregados a intervalos regulares. Para mayor comodidad, se proporciona una indexación muy potente, lo que facilita la búsqueda de cualquier tipo de documento.
Este software es una aplicación Java basada en un navegador web que requiere Java y un contenedor web Tomcat para ejecutarse. Puede usar esta aplicación con muchos navegadores populares como: Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, etc.
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Oficina Feng
Feng Office es otro software gratuito de administración de documentos para Windows. Se utiliza para administrar proyectos, documentos, notas, espacio de trabajo, etc. Es un software perfecto para realizar un seguimiento de los documentos electrónicos. Puede cargar documentos de diferentes tipos sin preocuparse por su formato. Pero la versión gratuita le permite cargar documentos ilimitados con un tamaño máximo.ze de 2 MB/archivo. Aparte de eso, tiene todas las funciones importantes para administrar documentos, que puede usar sin ninguna restricción.
Este software está basado en PHP, por lo que necesita software como: XAMPP, WAMP, etc., para ejecutar este software.
Es bastante fácil trabajar con la interfaz de este software. Todas las opciones importantes están disponibles en varias pestañas. Veamos estas pestañas para saber más sobre ellas:
- Descripción general: aquí puede crear espacios de trabajo para almacenar y administrar documentos. Puede marcar cada espacio de trabajo con un color diferente para que se distingan fácilmente. Las opciones para agregar usuarios, tareas, documentos, actividades, etc. están disponibles aquí.
- Tareas: esta pestaña le permite asignar tareas a los usuarios. Además, también puede asignar la duración de la tarea.
- Documentos: Aquí puedes encontrar todos los documentos de cada Workspace. Puede establecer la configuración de permisos de documentos para el acceso de los usuarios. Información del documento, como: tamaño del documento, cr del documentola fecha de publicación y el usuario que creó ese documento, se pueden ver aquí.
- Tiempo: en esta pestaña, puede asignar intervalos de tiempo para los usuarios en los que deben terminar los proyectos asignados.
- Informes: Muestra el tiempo total dedicado a los proyectos por parte de los usuarios. También brinda opciones para generar informes personalizados basados en documentos y usuarios.
- Correo electrónico: funciona igual que un servicio de correo electrónico normal. Desde aquí, puede enviar y recibir información y documentos.
- Configuración: esta sección le permite configurar varios ajustes de este software. Se pueden cambiar las configuraciones para el módulo del sistema, permisos, plantillas, facturación, factura, etc. Además, las opciones de seguridad también se pueden configurar desde aquí.
Este software de administración de documentos proporciona casi todas las funciones importantes de administración de documentos con la única limitación en el tamaño del archivo del documento.
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Arquímedes
Archimede es otro software gratuito de gestión de documentos para Windows. No es tan rico en funciones como el software mencionado anteriormente, y solo realiza tareas básicas de gestión de documentos. Los formatos de documentos admitidos incluyen: DOCX, PDF, XLSX, PPT, XML, CSV, TXT, imágenes y más. Puede agregar y administrar documentos en varias carpetas. Las carpetas de documentos también se pueden clasificar en varias colecciones. La función de seguridad para proteger documentos con contraseña también está disponible.
Nota: aunquetiene opción para establecer permisos de usuario, no encontré ninguna sección para agregar usuarios. Si encuentra la función, háganoslo saber en la sección de comentarios.
Para ejecutar este software de administración de documentos, debe usar un software de base de datos, como MySQL.
Archimede es el más adecuado para la gestión de documentos personales.
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OpenDocMan
OpenDocMan es un software de gestión de documentos gratuito y de código abierto para Windows. Este software es bueno para el almacenamiento y la gestión de documentos. Este software DMS admite muchos formatos de archivo, a saber, PDF, XML, DOC, TXT, etc. Para cada documento agregado, puede ingresar el documento Descripción, Departamento, Autor, etc. Agregar esta información lo ayudará a ordenar y buscar.
En este software DMS, puede agregar y administrar múltiples usuarios. Los usuarios pueden compartir documentos entre sí. También pueden establecer permisos (solo lectura, escritura, lectura/escritura, etc.) para sus documentos. También están presentes funciones útiles para registrar y desproteger documentos. Estas funciones permiten a los usuarios controlar cuándo otros pueden editar un documento en particular o no.
Para la seguridad de los documentos, puede habilitar o deshabilitar el inicio de sesión del usuario.
Hay un menú de administración, que le permite cambiar la configuración relacionada con los usuarios, departamentos, categoría, archivos, etc.
Este software está escrito y basado en PHP. Para ejecutar este software, necesitará un servidor web, como: Apache, IIS, etc.